Cara membentuk team Wedding Organizer untuk Pernikahan sendiri

Konon katanya tradisi pembentukan team atau anggota panitia keluarga untuk menyelenggarakan acara pernikahan bagi anggota keluarganya, sudah di lakukan sejak jaman dulu. kini pembentukan panitia keluarga pun masih di lakukan oleh kalangan tertentu menjadi tradisi wajib. walau begitu cara dan prosesnya tentu saja berbeda.

Cara mengurus acara pernikahan sendiri dengan membentuk panitia keluarga dan persiapan Mulai dari menentukan tempat resepsi, tempat akad, gaun dan kostum pengantin, dekorasi, undangan, souvenir, pembawa acara, sound system dan Hiburan, katering, Dokumentasi foto dan video, rias pengantin, merencanakan seluruh susunan acara, detail setiap prosesi pengaturan waktu yang tepat, sehingga susunan acara menjadi tersusun rapih sesuai dengan rencana, wajib di pahami oleh Koordinator Acara dan panitia keluarga itu sendiri. dengan begitu acara pernikahan akan berjalan sebagai mestinya.

yang perlu di persiapkan dalam pembentukan anggota panitia keluarga kira kira gambaranya adalah sebagai berikut :


1. Menentukan team atau anggota Panitia keluarga


Dalam Menentukan anggota Panitia keluarga acara pernikahan, calon pengantin bisa menjadi Kordinator perencanaan namun pada saat acara berlangsung calon pengantin harus menyerahkan tugas ini kepada orang lain. libatkan anggota keluarga, kerabat atau rekan dalam anggota ini, daftarkan nama-nama yang menurut kamu dapat membantu dalam melaksanakan acara pernikahan, lalu hubungi satu persatu mengenai kesiapan dan kebersediaan,

2. Pembagian tugas panitia keluarga


Jika nama nama calon anggota telah di dapat, mulai lah rencanakan rapat pertemuan guna membahas rencana untuk menentukan anggota panitia sekaligus pembagian tugas seperti

A. Koordinator Acara


Koordinator Acara ( Ketua )

  • Merencanakan, menyiapkan dan menyusun susunan acara pernikahan,
  • Mengawasi dan memastikan atas kelancaran acara.
  • Menetapkan susunan tugas kepada masing - masing panitia secara rinci
  • mencari, menentukan dan negosiasi harga jasa dengan pihak pihak vendor dan kebutuhan pendukung acara pernikahan yang di perlukan

Wakil Koordinator Acara ( Wakil Ketua )

  • Adalah kepercayaan kordinator ketua acara.
  •  Membantu memastikan jalannya acara pernikahan
  •  Mewakili tugas ketua saat pada saat kondisi tertentu.


B. Bendahara Acara

  • Mengalokasikan dana yang tersedia untuk bagian - bagian komponen acara pernikahan yang dibutuhkan.
  • Pencatatan keuangan dan pembiayaan.
  • Mengurus berbagai biaya tak terduga
  • Membuat laporan keuangan


C. Sekretaris


  • Menghubungi semua panitia keluarga dan vendor untuk pengumuman rapat pertemuan dll
  • Mencatat setiap rapat pertemuan yang dilakukan.
  • Mengatur urusan administrasi lainnya.


D. Kordinator lapangan


  • Berkordinasi dengan vendor Transportasi.
  • Menetapkan jumlah, rute dan jadwal kendaraan untuk seluruh keluarga yang di perlukan.
  • Berkoordinasi dengan seluruh anggota panitia untuk mengabarkan jadwal kedatangan, agar penyambutan berjalan lancar.
  • Mengkoordinasikan penerima tamu yang bertugas untuk menyambut tamu yang datang dan tata cara nya.
  • Berkoordinasi dengan penerima tamu untuk mengidentifikasi tamu khusus yang datang.
  • Mengawasi penerimaan amplop dan Memastikan ketersediaan jumlah souvenir.


E. Seksi Pengawas ( Keamanan )


  • Berkordinasi dengan vendor dekorasi & Hiburan acara pernikahan.
  • mengurus perijinan acara dan Mengatur area parkir tamu dan mengawasi keamanan di sekitar acara.
  • mengawasi pemasangan ternda penataan kursi, dekorasi, instalasi alat-alat elektronik pendukung acara pernikahan dll.
  • Memastikan ketertiban sebelum dan sesudah dan pada saat acara berlangsung

F. Seksi Konsumsi


  • Seksi Konsumsi berkordinasi dengan vendor catering untuk Memastikan persiapan makanan yang akan disuguhkan sesuai dengan kesepaktan
  • Mengawasi jumlah makanan, konsumsi kue dan alat seperti piring dll, sehingga ketersediannya selalu terjamin.
  • Menyiapkan makanan untuk pengantin, keluarga, panitia, penerima tamu dan pendukung acara lainnya.
  • Memastikan ketersediaan Hidangan Kue dan minuman sebelum dan sesudah dan pada saat acara berlangsung
 

3. Laporan progres Persiapan



Koordinator Acara berkordinasi dengan bendahara, berkaitan dengan kesepakatan dan negosiasi harga jasa dengan pihak pihak vendor dan kebutuhan pendukung acara pernikahan yang di perlukan,

Koordinator Acara dan Bendahara melaporkan progres kesiapan dan kesepakatan dengan vendor dan pihak pendukung acara pernikahan lain nya, hingga memunculkan angka dana aggaran yang perlu di persiapkan untuk di serahkan pada pihak keluarga inti atau pihak calon pengantin.

Koordinator Acara berkordinasi bersama tiap anggota panitia atau anggota pelaksana penyelenggara acara pernikahan, menyampaikan susunan acara secara rinci, dari sebelum dan sesudah hingga saat acara berlangsung, dan menyerahkan, menetapkan susunan tugas kepada panitia masing - masing 

Koordinator Acara menyerahkan tugas untuk menindak lanjuti vendor yang sudah di tetapkan pada anggota panitia sesuai tugas nya, setiap Anggota panitia memastikan kesiapan yang berhubungan dengan  penjadwalan, waktu pemasangan dekorasi, tenda dan kebutuhan lainya, dan melaporkan kesiapan pengerjaan dari tiap vendor untuk di catat dalam wedding check list oleh Koordinator Acara.

demikian gambaran tentang persiapkan dalam pembentukan anggota panitia keluarga atau membentuk team Wedding Organizer untuk Pernikahan sendiri. semoga Bermanfaat





Komentar